Consejos para realizar un exitoso evento empresarial

Ya sea que tu negocio necesite organizar una conferencia o congreso, lanzar un producto nuevo o explicar los alcances del nuevo plan estratégico de la empresa; la adecuada organización del evento es una pieza clave para el éxito del mismo. Todos los detalles, desde el lugar en el que se va a realizar hasta la distribución de las responsabilidades entre los integrantes del equipo, deben formar parte de una adecuada planificación y organización para garantizar los mejores resultados. En las siguientes líneas, vamos a explicar qué factores se deben tomar en cuenta para organizar un evento empresarial exitoso.

Como todas las actividades empresariales, una adecuada planificación es vital para garantizar que el evento se realice de acuerdo a lo esperado. Mientras más minucioso y detallado sea el plan de trabajo, más exitoso será el evento una vez finalizado. Por ello, mucho más importante que tener un mayor presupuesto para su ejecución, es contar con una buena planificación previa. Dedicar tiempo para estructurar un plan de trabajo adecuado es sumamente necesario para que el evento salga de acuerdo a lo esperado y cumpla con sus objetivos.

En principio, se deberá determinar claramente cuál es el propósito del evento. Esto quiere decir, establecer cuáles son los objetivos que se persiguen, qué resultados se esperan obtener, determinar quién o quiénes serán los asistentes, quién estará a cargo de la exposición y con qué presupuesto se cuenta para llevarlo a cabo. Esta información es el punto de partida inicial para avanzar con paso firme en la organización del evento, por ello, es necesario dedicar algo de tiempo para determinar bien las metas.

Una buena planificación incluye la elaboración de una lista de tareas desarrollada de la forma más específica posible a fin de no dejar al azar ningún detalle. En este listado, se deberá incluir cuestiones como la sala o el auditorio en el que se desarrollará el evento, los implementos, equipos y mobiliarios que serán necesarios para su realización, el servicio de alimentación y bebidas, las especificaciones técnicas como internet, WI-FI, iluminación y sonido, los expositores y los temas, la capacidad o aforo del salón, los dispositivos de entrada o registro, etc. Puedes hacer clic aquí para ver alternativas de cómo pueden ser los salones para tu evento.

Es preciso realizar una revisión al listado de tareas, para determinar si las actividades detalladas corresponden a los objetivos del evento. Una vez elaborado el listado, se debe desarrollar un diagrama en el cual estén incluidas todas las actividades que se tienen que realizar, con sus respectivos tiempos de ejecución. Una hoja de cálculo en Excel es la herramienta ideal para hacer este trabajo. En ella, se deberán incluir las fechas tentativas en las que se deberán ejecutar dichas actividades. También, es necesario determinar Quiénes serán los responsables de su ejecución.

Con el diagrama realizado, es momento de establecer el presupuesto que vamos a asignar para el desarrollo del evento. Este presupuesto también deberá ser lo más detallado posible, incluyendo un margen de negociación para evitar cualquier complicación al momento de ejecutarlo. Muchas veces, se comete el error de ajustar el presupuesto desde el principio, sin tomar en cuenta qué hay actividades que nos pueden salir más costosas que otras y muy lejos a lo esperado; el resultado: presupuestos que son excedidos y que ponen en riesgo la ejecución del evento.

Al momento de la ejecución, es preciso iniciar contacto con los proveedores, a fin de obtener las mejores propuestas en cuanto a precio y calidad, siempre dentro de los márgenes del presupuesto asignado para cada actividad. El salón en el que se realizará el evento es el primer acuerdo que se deberá ejecutar; aspectos como la ubicación, cercanía y fácil acceso deberán ser tomados en cuenta al momento de realizar el análisis. Una alternativa de salón o resto en San Telmo puede ser la opción indicada para el desarrollo del evento.

Por último, recuerda que el equipo con el que se trabaje la organización del evento deberá estar capacitado y motivado al máximo durante todo el proceso de ejecución. Tu labor como líder del grupo es mantener la buena energía y el optimismo aun en momentos de mucha tensión. Solo así, el evento tendrá el éxito esperado.

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